in vivo facilities : la solution services généraux des TPE-PME

Pourriez vous nous décrire in vivo facilities ?

Les entreprises qui n'ont ni la taille, ni le temps, ni les ressources pour recruter un collaborateur dédié à leurs services généraux et qui, lorsqu'elles font appel à des prestataires de services, sont confrontées à une multitude d’interlocuteurs, des charges élevées, des délais d’interventions trop longs et une lisibilité peu claire.

Sur ce constat, in vivo facilities a développé une formule "sur mesure" basée sur la mise en commun de professionnels des services généraux. Il s’agit d’ouvrir à chaque TPE-PME l’accès à un centre de ressources polyvalent et mutualisé, accessible à tout moment, défini en fonction de ses besoins, de son évolution et sans déséquilibrer sa masse salariale.

Quelles sont les solutions proposées ?

Il y en a principalement deux, le Factotum et l’Office Manager, en formule « on demand ».
Le Factotum est l’agent de maintenance courante et de logistique quotidienne du site.
Définies sur-mesure en fonction de la configuration du site et des exigences des occupants, ses missions les plus courantes sont la réalisation de la maintenance de premier niveau de l’immeuble et des équipements collectifs (petits travaux d’entretien en électricité, plomberie, maçonnerie, montage/démontage de mobiliers, changement de dalles moquettes, reprise peinture, changement ampoules, remplacements consommables bureautiques, réparations courantes…), la manutention courante, la gestion du courrier entrant/sortant, la gestion des demandes de service (salles de réunion, parking, code d’accès, signalétique…), la réception et répartition des livraisons de produits et matériaux, l’expédition des colis, le suivi de l’entretien des véhicules de service…

Par-rapport au Factotum, à quoi sert un Office Manager ?

L’Office Manager est le gestionnaire des contrats et activités supports de l’entreprise.
Ses missions couvrent le suivi, la coordination et la planification des interventions logistiques et techniques en relation avec les prestataires de maintenance du site, la gestion des stocks et achats hors production, le contrôle de la cohérence entre factures et engagements contractuels et/ou ponctuels, l’arbitrage entre réalisation en compte propre et sous-traitance, la détermination des prix de revient et des coûts des différentes activités, l’analyse et l’optimisation les contrats en place, la rédaction du reporting d’activité, l’assistance back-office quotidienne. L’objectif de ce contrat est l’optimisation du rapport qualité de service / coût global. Et l’impact budgétaire sur les charges de fonctionnement peut conduire à réaliser jusqu’à 30% d’économies à niveaux constant de prestations.

Comment être sûr d’avoir toujours quelqu’un au moment où l’entreprise en a besoin ?

Le collaborateur in vivo facilities à temps partagé est affecté durablement à l’entreprise. Il intervient sur site en fonction des fréquences définies, des besoins ou des urgences et gère à distance toutes les opérations pouvant être délocalisées. Il connait donc parfaitement sa façon de fonctionner, ses équipements, ses utilisateurs, ses besoins, ses projets. In fine la TPE-PME se trouve renforcée dans ses niveaux de performance donc, libre de s’investir pleinement dans son projet entrepreneurial.

Quel-est avantage par-rapport à la même mission gérée par un collaborateur de l’entreprise ?

Si ce collaborateur est un spécialiste des achats ou un multi-technicien, nous ne ferons pas mieux mais, si comme c’est souvent le cas dans les TPE-PME, certains collaborateurs le font en plus de leur mission principale, alors notre solution devient pertinente. Ces prestations intéressent directement les entreprises qui recherchent les compétences d'un professionnel pour répondre à leurs besoins quotidiens, optimiser au maximum leurs charges de fonctionnement et disposer d'un interlocuteur unique réagissant comme l'un des ses salariés.

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