AOS STUDLEY: Pourquoi déménager son siège social?

Un nouveau site porteur de sens

Pour AOS Studley, l’enjeu initial consistait à définir un lieu porteur de sens en accord avec sa perception singulière de l’espace inscrite dans son code génétique. Au-delà d’un simple déménagement, il s’agissait de faire de ce moment clé pour l’entreprise l’occasion de redonner du sens à l’action au quotidien à travers la conception d’un environnement novateur aux caractéristiques particulières :
-­‐ un lieu de communication : un siège qui représente son identité, ses métiers, mais aussi les personnes qui font grandir AOS.
-­‐ un chemin de créativité : des espaces qui favorisent les échanges et optimisent le travail aussi bien collectif qu’individuel.
-­‐ une source d’efficacité : des espaces fonctionnels qui créent de la fluidité, permettent la circulation de l’information et facilitent le travail collaboratif prévu et imprévu.
-­‐ un endroit qui donne envie : pour satisfaire ceux qui y travaillent et en inciter d’autres à les rejoindre.

Un exercice de style pour les équipes d’AOS Studley

Pour ce nouveau siège, les équipes d’AOS Studley ont taché d’appliquer les mêmes principes que lorsqu’ils conseillent et mettent en œuvre des projets pour leurs clients. La conception de ces espaces et la mise en place de l’organisation qui lui est associée témoignent de l’expertise aussi bien en termes de préconisation que de mise en œuvre des équipes d’AOS qui, dans ce cas, allaient également être amenés à vivre le projet réalisé. Gilles Betthaeuser, Président Directeur Général considère le déménagement comme « un mouvement porteur de sens ». Le transfert des équipes constitue une opportunité pour mettre en pratique le leitmotiv de l’entreprise qui est plus que jamais d’ « imaginer l'espace autrement ». Pour AOS Studley, le but était de créer un environnement de travail optimal.

Une méthodologie rodée qui fait ses preuves

« Qui sommes-nous ?» est une question essentielle à laquelle il a fallu répondre précisément, afin de pouvoir attribuer à chaque collaborateur l'espace dont il avait réellement besoin, dès la phase de réflexion en amont du projet. Ces options d’aménagement nécessitent de se redécouvrir et de prendre du recul par rapport aux activités de chacun. Une typologie de six profils d’activité a donc été établie, fondée sur la répartition des activités d'un collaborateur telle qu’observée au cours d'une journée ou d'une semaine.

Les 6 profils

Les « Organisateurs » ont des fonctions de support et de coordination. Ils sont principalement sédentaires.
Les « Technos » pilotent des systèmes, des machines et des logiciels sophistiqués, ils ont un important besoin de concentration.
Les « Rois Mages » font de fréquents allers-retours entre les clients et l’entreprise, ils sont
souvent chargés de planches de modèles, d’ébauches de prototype ou d’échantillons de matériaux.
Les « Ambassadeurs » sont architectes, chefs de projets, commerciaux ou consultants, ils représentent la moitié de l’effectif de l’entreprise et passent en règle générale 40% de leur temps hors des locaux.
Les « Migrateurs » sont plus que des nomades, ce sont des expatriés, délégués à travailler sur les chantiers ou dans les sièges sociaux des clients, parfois sur de longues durées.
Les « Managers » sont des dirigeants, nomades ou non, aux responsabilités étendues.

Pour comprendre précisément l'utilisation des locaux de l'entreprise, un audit a été mené afin d’optimiser l’espace dans des conditions optimales. Cette observation minutieuse a révélé des pics d'utilisation des postes de travail, des espaces de réunion, de détente et de restauration, entre 10 heures et 15 heures. En moyenne, un bureau sur deux était en réalité inoccupé.

Il convenait alors de se demander : « de quoi les salariés auront-ils besoin pour mieux travailler ? ». L'observation des modes de travail et l'écoute attentive des expériences individuelles ont permis de lister les situations inconfortables et de palier les lacunes constatées, notamment en optant pour la mise en place d’un environnement de travail dynamique en postes partagés.
Libérés du ratio 14 m2 par personne, les architectes ont conçu un espace en phase avec les
modes de vie des salariés

Les changements opérationnels ont engendré un espace de travail totalement repensé et personnalisé.

Quelques données importantes

-­‐ 7 postes pour 10 personnes soit 194 collaborateurs pour 137 postes de travail (répartis selon les besoins de chaque salarié)
-­‐ 86% d’espaces partagés (ouverts ou fermés)
-­‐ 80% des postes en espace ouvert, 20% en espace fermés, et les bureaux sont partagés.
-­‐ 4,7 m²/poste
-­‐ 1,5 m² de surface de salle de réunion ou de travail de proximité, copie, rangements
-­‐ 4 m2 de surface de supports mutualisés (repas, détente, accueil, etc.)

L’optimisation de l’occupation des postes de travail a été permise grâce à des dispositifs visant à améliorer la répartition de ces emplacements :
Les postes sont utilisables sans réservation.
L'organisation des surfaces en secteurs, par service ou par équipe, est conservée.
A l’intérieur de chacune de ces zones, les postes de travail sont partagés dans des limites variables.
Dans ces espaces, des postes de travail dénommés « Tables Invitation » ont été conçus par les architectes d’AOS afin de faciliter le travail en équipe lors de l’élaboration d’un projet. Ces postes montrent comment le design vient en soutien au travail en groupe.
En complément, des espaces spécifiques dédiés aux réunions, à la concentration, à la documentation, à la restauration, à la détente, au repos, permettent à chaque collaborateur de choisir son environnement de travail selon ses envies.
La mobilité est effective pour tous avec un accès au réseau privé virtuel de l’entreprise, sans restriction, quelle que soit la fonction du collaborateur.
Les clients sont reçus dans l'espace club situé au dernier étage de l'immeuble.